Vaak krijgen wij e-mails van huurders van Woondiensten Aarwoude die gaan over een klacht.
Wij kunnen hier niets mee doen, omdat wij niet de klachtencommissie zijn.
Daarom willen wij u graag uitleggen wat de gezamenlijke klachtencommissie van Woondiensten Aarwoude
en Woningstichting Nieuwkoop is, wat zij doen en hoe de klachtenprocedure is.

De gezamenlijke klachtencommissie is onafhankelijk en geeft een advies.
Het doel van de commissie is het uitbrengen van onafhankelijke adviezen over klachten om zodoende een bijdrage
te leven aan het functioneren van de verhuurder.

Voorleggen van een klacht aan de commissie
1.    Een klacht kan worden ingediend door:
a.    Een (ex) huurder
b.    Een woningzoekende die bij de woonruimteverdeling waarbij verhuurders zijn aangesloten zijn staat ingeschreven.
Met een huurder wordt gelijkgesteld degene die een contractuele relatie heeft met verhuurder betreffende het gebruik van woonruimte of bedrijfsruimte.
2.    Klager kan zich bij het indienen van een klacht en gedurende de behandeling laten bijstaan.
3.    Klager krijgt binnen twee weken na ontvangst van de klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging van of namens de commissie.

Het niet in behandeling nemen van klachten
1.    De commissie neemt een klacht niet in behandeling als:
a.    Klager te interne organisatie van verhuurder niet of niet voldoende in staat heeft gesteld om de klacht naar het oordeel van de commissie binnen een redelijke termijn op te lossen;
b.    Klager of verhuurder de zaak waarop de klacht betrekking heeft heeft voorgelegd aan een rechter, huurcommissie, arbiter, mediator of een andere onafhankelijke instantie met een wettelijk opgedragen geschillen beslechtende taak of indien een van de instanties al een uitspraak heeft gedaan;
c.    Het een klacht betreft over de aangezegde huurverhoging, (wijziging van) de huurprijs of (wijziging van) de servicekosten;
d.    De klacht betrekking heeft op de handhaving en uitvoering van door de overheid opgelegde besluiten;
e.    De klacht betrekking heeft op een vordering tot schadevergoeding waarbij de zaak in behandeling is bij een verzekeringsmaatschappij;
f.    De klacht eerder door de commissie is behandeld;
g.    De klacht anoniem of discriminerend van aard is;
h.    Klager geen belang heeft bij de klacht.
2.    Indien de commissie een klacht niet in behandeling neemt stelt de commissie de klager daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte.

Behandelingsprocedure van een klacht
1.    De commissie stelt de betreffende verhuurder in de gelegenheid schriftelijk aan de commissie haar standpunt kenbaar te maken binnen een door de commissie gestelde termijn.
2.    De commissie stelt partijen in de gelegenheid hun standpunt mondeling toe te lichten in een daarvoor belegde hoorzitting.
3.    Partijen ontvangen tenminste 10 werkdagen van tevoren bericht over de datum en het tijdstip van de hoorzitting. Bij dit bericht zijn in beginsel alle stukken gevoegd die op de zaak betrekking hebben.
4.    Klager kan zich door een gemachtigde laten bijstaan. Klager draagt zelf zorg voor de oproeping van zijn gemachtigde. Indien klager niet zelf verschijnt, dient zijn gemachtigde een door klager ondertekende machtiging aan de commissie te over leggen.
5.    Klager meldt tenminste een week voor de hoorzitting aan de secretaris door wij hij zich laat bijstaan dan wel laat vertegenwoordigen.
6.    Een lid van de commissie neemt niet deel aan de behandeling van een klacht, als zijn onpartijdigheid naar het oordeel van de commissie in het geding is.

Hoorzitting
1.    De hoorzitting is niet openbaar.
2.    Bij de hoorzitting zijn minimaal twee leden van de commissie aanwezig. Als er minder dan twee leden aanwezig zijn, wordt er een nieuwe hoorzitting uitgeschreven.
3.    De commissie kan een nader onderzoek instellen naar de feiten die zijn voor haar advisering relevant acht. Partijen zijn naar maatstaven van redelijkheid gehouden hieraan medewerking te verlenen.
4.    De commissie kan besluiten om klachten van meerdere partijen tegelijk te behandelen als er duidelijk verband of overeenkomst tussen de zaken is.

Advies
1.    De commissie verzendt binnen drie maanden nadat de klacht is ontvangen haar schriftelijk advies aan het bestuur en aan klager. Zij kan de termijn met een maand verlengen. Van een eventuele verlenging ontvangen klager en bestuur bericht.
2.    De commissie baseert haar advies op de ingebrachte stukken en op de tijdens de vergadering en hoorzitting naar voren gebrachte informatie.
3.    De commissie beslist bij meerderheid van stemmen.
4.    De commissie geeft in haar advies gemotiveerd aan:
-    Of klager is getroffen in zijn belang door het handelen of nalaten van verhuurder en/of personen die in opdracht van verhuurder werkzaamheden verrichten.
-    Of de betreffende verhuurder in deze situatie juist heeft gehandeld of terecht heeft nagelaten.
-    Op welke wijze de betreffende verhuurder de ingekomen klacht kan afhandelen. Het bestuur maakt binnen één maand na ontvangst van het advies zijn beslissing schriftelijk kenbaar aan klager en aan de commissie. Het bestuur kan slechts wegens zwaarwegende redenen afwijken van het advies.
Als het bestuur afwijkt van het advies, motiveert het dit schriftelijk aan de commissie en klager.
5.    Bij het besluit van het bestuur wordt het advies van de commissie altijd bijgevoegd.

Hieronder vindt u twee belangrijke documenten met betrekking tot de gezamenlijke klachten commissie:
Het reglement van de gezamenlijke klachtencommissie van Woondiensten Aarwoude en Woningstichting Nieuwkoop
http://woondienstenaarwoude.nl/wp-content/uploads/2015/03/reglement-Klachtencommissie.pdf
Klachtenformulier

Bron: het regelement van de gezamenlijke klachtencommissie van Woondiensten Aarwoude en Woningstichting Nieuwkoop